Kopia uwierzytelniona z USC
Kopia uwierzytelniona z USC
Księgi ludności stałej, Akta Miasta Tomaszowa Lubelskiego, Archiwum Państwowe w Zamościu
Poszukiwania dotyczyły rodziny wyznania mojżeszowego. We właściwym USC złożyłem pełnomocnictwo, opłaciłem opłatę skarbową od pełnomocnictwa, złożyłem kopie dokumentów potwierdzających zależności rodzinne pomiędzy osobą której pełnomocnictwem dysponowałem a osobą o której odpis zupełny starałem się. Akt urodzenia został odszukany. Odpis zupełny został wystawiony wraz z kopią uwierzytelnioną aktu urodzenia z właściwej księgi. Dysponowałem w tym momencie odpisem zupełnym aktu urodzenia i kopią uwierzytelnioną (potwierdzona zgodność wydanej kserokopii z oryginałem znajdującym się księdze urodzin z roku 1924) z właściwej księgi.
Chciałbym zwrócić uwagę na wydaną kopię uwierzytelnioną z właściwej księgi. Taki uwierzytelniony dokument możemy wykorzystać w postępowaniu administracyjnym. Taka kopia uwierzytelniona bardzo często zawiera informacje które nigdy nie znajdą się w odpisie zupełnym. Chociażby przynależność do gminy zwłaszcza wtedy gdy rejestracja dziecka w urzędzie stanu cywilnego odbyła w innej gminie niż gmina do której rodzice dziecka są oficjalnie zapisani.
W praktyce wygląda to tak Szmul Goldsztajn urodził się, został zarejestrowany w urzędzie stanu cywilnego w Łaszczowie ale jego rodzice należeli do gminy w Tomaszowie Lubelskim. Co to oznacza ? Jeżeli będziemy szukać rodziców Szmula w księgach ludności miejscowości Łaszczów, w miejscowości w której został zarejestrowany ich syn to ich tam nie znajdziemy. Całą rodzinę (być może bez Szmula urodzonego w Łaszczowie) znajdziemy w księgach ludności Tomaszowa Lubelskiego. Informacja o przynależności do gminy w tym przypadku jest kluczowa dla dalszych poszukiwań. Bez informacji z kopii uwierzytelnionej możemy nigdy nie znaleźć poszukiwanych dokumentów.
W Archiwum Państwowym w Zamościu znajduje się zespół „Akta Miasta Tomaszowa Lubelskiego„. Dla miasta Tomaszowa Lubelskiego zachowały się księgi ludności stałej w ilości XVI tomów plus III tomy skorowidzów. Księgi datowane są na rok 1933 co jest trochę błędnym datowaniem ponieważ, księgi te były zamykane w roku 1933 natomiast same wpisy w księgach są znacznie wcześniejsze. Zachowały się również księgi ludności stałej z lat 1912-1930 XIII tomów plus II tomy skorowidzów z tym że jeden z nich jest w tak złym stanie że archiwum przestało go udostępniać w swojej pracowni.Nie będę wymieniał tu wszystkich sygnatur które warto przeszukać.
W przypadku poszukiwanej rodziny Goldsztajnów w księgach ludności stałej z Tomaszowa Lubelskiego odnalazłem całą rodzinę wraz z dokładnym adresem zamieszkania, najbliższą rodziną (informacje o trzech pokoleniach). W księdze ludności nie było zapisanego Szmula Goldszajna urodzonego i zarejestrowanego w miejscowości Łaszczów. Z dodatkowych informacji wypełniona została kolumna 11 (przynależność państwowa) oraz kolumna 8 (stan cywilny, imię drugiego małżonka oraz data i miejsce sporządzenia odpowiedniego aktu).
USC bardzo często odmawiają wydania kopii uwierzytelnionej argumentując to w ten oto sposób, iż dla aktu urodzenia z roku 1924 a właściwie dla księgi w której ten akt się znajduje okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego minie dopiero w roku 2025. Z tego powodu nie mogą wydać kopii uwierzytelnionej na zasadach archiwalnych. Bardzo często takie podejście jest stosowane w USC na terenach byłego zaboru austriackiego. Na tym terenie zazwyczaj zakładane były księgi wieloletnie, zakładane mniej więcej w latach 1880-1890 prowadzone były praktycznie do roku 1945. W przypadku ksiąg wieloletnich okres przechowywania ksiąg w urzędzie stanu cywilnego minie dopiero w roku 2045.
Znam przypadek gdzie w urzędzie stanu cywilnego znajduje się księga łączna (w jednej księdze znajduje się księga urodzeń, księga małżeństw i księga zgonów) założona w roku 1792. Księga była prowadzona do roku 1942. Jestem ciekaw jakby wyglądał odpis zupełny aktu urodzenia z roku 1792, bo tylko taki dokument urząd stanu cywilnego chce mi wystawić ponieważ księga o której wspominam zostanie zamknięta i przekazana do właściwego archiwum państwowego najwcześniej w roku 2043 a więc za 19 lat. Pomijam w tym momencie fakt, iż księga z lat 1792-1942 może być jedynym egzemplarzem jaki uchował się do naszych czasów.
Tutaj mamy przykłady urzędów stanu cywilnego z którymi genealodzy skutecznie przepychają się w sądach.
ps.
Księga o której wspominałem z lat 1792-1942 dotycząca miejscowości Brzóza znajduje się w USC w Radomyślu nad Sanem. Za zgodą Pani Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wspomniana księga jak i wiele innych znajdujących się we wspomnianym USC zostały zdigitalizowane przeze mnie w roku 2023.